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※新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。

 新型コロナウイルス感染症については、必ず1次情報として厚生労働省や首相官邸のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。またコロナワクチンに関する情報は首相官邸のウェブサイトをご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。

 東京都 デジタルサービス局 デジタルサービス推進部です。(旧 次世代通信推進課note)。デジタルサービス局は、デジタルの力を活用した行政を総合的に推進し、都政のQOSを飛躍的に向上させるため、新たに設置した組織です。その中で、ネットワーク推進課は、東京の成長戦略やICT利活用の更なる推進のため、2019年(平成31年)4月に新たに設置された組織です。その中で、次世代通信推進課は、TOKYO Data Highwayの構築を推進し、いつでも、誰でも、どこでも「つながる東京」の実現に向け、取り組んでいます。

 都民の皆様がどこにいてもサクサクつながる環境を構築するため、全国初となる5Gアンテナ基地局を搭載するスマートポールの試行設置や通信事業者が5Gアンテナ基地局を設置しやすいように、行政財産を開放するなど様々な取組みを展開しています。こうした日々の取組みを都民の皆様に情報発信していきます。

 前回の紹介記事はこちら。

【連載】総務省実証実験に都保有アセットを活用! 〜5G普及に向けた周波数帯の活用〜

■過去の連載記事はこちら:東京都 デジタルサービス局 デジタルサービス推進部ネットワーク推進室(旧 次世代通信推進課note)連動企画

 福祉保健局保健所連携支援担当チームは、2020年より東京都下およそ40ブロックの保健所・医療機関が入力するHERSYS情報・Press情報を受付て、日々東京都におけるコロナ陽性者の療養状況等のデータを一元管理しています。その管理業務は、休祭日も休みなく療養状況その他の患者情報を遅滞なく更新するというものです。

 昨年から負担も大きかったことに加え、2021年4月には8割の人員異動がありました。その運用トランスファー等が必要な状況のなか、さらに増加するデータに対応するためGW期間を使って職員だけでExcelからAccessへのシステム切り替えが行なわれました。

 これは、限られたリソースの中で関係職員全員がDXに取り組み難局を乗り越えた苦労と汗と涙の記録です。

その1:会議は密を避けオンライン実施!

 これまで対面でしていた委託業者や庁内の打合せをオンラインで行ないました。打合せ中はTeamsで画面を共有することもでき、離れていても何の不便もなく実施できました。

 また、システム関係で操作に不安があったり不具合が生じた際にも、Teamsの画面共有で状況をお伝えしたり、操作の指示をいただくこともできたため、とても助かりました。

その2:Excel-PowerQueryのオンライン勉強会

 最初は作っていただいたものを使うだけでしたが、オンライン勉強会のおかげで、簡単な内容であれば、担当職員でもPowerQueryを作成できるようになりました。初めてPowerQueryを使う職員ばかりでしたが、基礎的な内容から作成方法まで分かりやすく教えていただき、本当に感謝しています。日々の業務で頻繁に使用しているデータを使って教えていただけたので、勉強会の直後から各職員のアイディアで業務の効率化が図られ、とても役立っています。

その3:Teamsに動画保存 ⇒ 復習、会議不在者とスムーズに情報共有♪

 Teamsに打合せ内容やオンライン勉強会の動画を掲載することで、不在時のキャッチアップや勉強会の内容を思い出したいときに、簡単かつ正確に内容を共有し、復習することができました。議事録の作成や説明の手間も省け、何より分かりやすいと担当内で好評で、いいことづくめです。

デジタルツール(Teams)、Excel-PowerQueryを使った職員の声!

Q:Excel-PowerQueryって使い心地はいかがですか。

 これまでひとつひとつ手作業で行なっていた工程をPowerQueryで実行できるようになり、かなりの時間短縮につながりました。それに加えて、PowerQueryを使えば誰でも容易にデータの抽出・加工ができること、また手作業にありがちな入力ミスを回避できることは大きなメリットだと感じています。

 総じてとても便利で、慣れてしまうともうPowerQueryのなかった時代には戻れそうにありません。

Q:Teams利用で苦労した点はありますか。

 最初の設定に少し時間がかかったこと、人によって時折Teamsへの接続に時間がかかることくらいで、特に苦労した点はありませんでした。定例の打合せをTeamsで行なっていましたが、対面での場合と比べても遜色なく、スムーズに意見交換ができたと感じています。録音機能も便利で、PowerQueryの勉強会の復習に大いに役立っています。

Q:最後にメッセージはありますか。

 Teams、PowerQueryともにこれまでほとんど使ったことがありませんでしたが、思っていた以上に使いやすく、すんなり受け入れることができました。まだまだ完全に使いこなすには時間がかかると思いますが、様々な場面で活用できるツールだと感じましたので、「とにかく使ってみる!」ことで、今後の業務改善につなげていければと思っています。

記事:福祉保健局 感染症対策部 防疫・情報管理課 保健所連携支援担当
   鎌田 早織
   岡崎 隆太

デジタルサービス局 戦略部 デジタルシフト推進担当課長
   天神 正伸
   元谷 崇

◆この記事は、下記より転載しています
https://note.com/smart_tokyo

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